記者每天收到多封電子郵件，如果媒體推介策略不當，一些有新聞價值的內容可能會被忽略，甚至石沉大海。根據《Cision 2020年全球媒體調查報告 — 媒體行業的最新挑戰和趨勢》，企業可從以下三方面入手，打造更有針對性、更高質量的海外媒體推介，以搶占外媒高地：

先了解記者及他們所在媒體的受眾

在推介中，最重要的一點莫過于，了解發送給記者什么內容會符合受眾的興趣，否則就是在浪費大家的時間。37%的受訪記者希望公關人員“在聯系我之前，先了解我的目標受眾以及與他們最有關聯的內容。”

? 建議：

• 做好功課: 最好的推介解釋了為什么符合受眾的畫像、需求或興趣點。我們可以通過Cision全球企業傳播云服務平臺了解媒體受眾的畫像及相關文章的社交媒體互動次數，在陳述中包括參數，幫助記者了解為什么報道你的新聞對他們有利。如果不能說明“為什么”，可能不該向這家媒體推介。
• 使用電子郵件: Cision的調查顯示，電子郵件依然是海外記者最受歡迎且最易接受的推介形式，因為他們可以在合適的時段查看 。郵件需要量身定制，不要一次將同樣的郵件發給聯系表所有的記者。

了解記者的報道頻率，配合他們工作節奏

記者每周平均收到多少推介？發布報道提前多久開始計劃？掌握了這些信息，企業傳播人可以更有效地向媒體進行推介，配合記者的工作節奏。關于記者獲得的推介數量，四分之一的記者每周收到51到 100個推介。而且51% 的記者每天或更頻繁（如實時、每天幾次）地計劃他們的內容。

建議：

• 標題至關重要: 通過標題吸引記者打開郵件至關重要。你可以包含有趣味的細節，讓記者更愿意點擊，如“黑猩猩與釀造啤酒有什么關系?”，或者加上新聞摘要 “X和Y合并的獨家新聞”。此外，你可以突出基于數據收集的新聞看點 ，如“79%的企業沒做到這一點”。
• 簡明扼要: 對于記者，沒有什么比收到一封很長的郵件更糟糕。記者們忙得不可開交，沒有時間去讀長篇大論。建議總結要點，盡可能只寫幾句話，避免陳詞濫調。
• 及時聯系: 如果你期待被報道，建議及時提供額外的細節、引言或照片，并且留下你的聯系方式。記者不僅很忙，而且得掌握不同稿件的截止日期。如果他們對推介感興趣，最討厭無法聯系到相關的公關人員。
• 適時跟進: ?記者們每天都會收到很多推介。跟進一次即可，因為記者有可能沒注意第一次發送的郵件。跟進郵件當中，建議詢問他們是否需要更多信息或者其他方面的幫助。

建立關聯及贏得信任

企業傳播人面臨的挑戰之一是如何讓記者更歡迎你帶來的新聞，了解什么樣的內容更有可能贏得他們的信任。根據報告顯示，超過三分之一的記者表示新聞稿依舊是他們認為最有效的官方新聞信息來源，而 “新聞社（21.5%）”被認為是最值得信賴的非官方來源之一。

建議：

• 提供相關資源: 建議在推介郵件中提供面對面或電話訪談機會及所有相關信息。媒體資料包（press kit）當中包含品牌信息（如新聞稿、產品細節、圖片、視頻等）、非品牌信息 (如相關的新聞社報道、知名專家引言等)及新聞室鏈接。這有利于建立信任，同時讓記者迅速獲取信息，打造比較豐富的內容。此外，盡可能不使用附件，因為可能被送到垃圾郵件文件夾。
• 為記者提供價值: 建議考慮如何為記者或博主提供更多價值，而不僅考慮他們可以為你做什么。你可以為他們感興趣的話題提供資源，或者推薦你認識的合適聯系人。

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